Ces dernières années, que ce soit pour une création de site ou une refonte, nous avons connecté un bon nombre de Prestashop à des ERP chez Business to web. Chaque cas était différent car au-delà des différentes solutions d’ERP (Sage, EBP, Odoo, Dolibarr, Windev, AS400 (System i)), l’organisation de ces entreprises est aussi différente.
Chaque problématique rencontrée et solutionnée permet de mieux appréhender le prochain et de lever les loups dès le début du projet. Voici mes conseils.
Les nombreux avantages de synchroniser Prestashop à un ERP
Vous êtes e-commerçant ? Votre journée type, c’est de passer votre temps à faire du sourcing, remplir votre catalogue produits, faire des achats fournisseurs, répondre aux questions avant vente, gérer le SAV, gérer les expéditions (étiquetage), gérer les retours, le webmarketing, les réseaux sociaux, les promotions, les places de marché, les comparateurs de prix, faire vos exports vers la compta ou bien de la double saisie dans votre outil de gestion commerciale, faire du RH car vous commencez à être nombreux, et j’en passe.
Et bien sachez qu’avec un Prestashop synchronisé avec un ERP, vous pouvez gagner énormément de temps par jour en évitant la double saisie. Vous arrêtez les tâches chronophages pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise. De mon expérience, presque tous les e-commerçants sont concernés, que ce soit celui qui fait 10 commandes par jour à celui qui fait 500 000 € de CA par mois. Je peux le certifier, j’ai travaillé avec les deux.
Shynchro basique, simple
Pour commencer, le plus simple à mettre en place, c’est de récupérer vos commandes et vos clients, et de synchroniser les stocks entre votre logiciel de gestion et le Prestashop. Ainsi, vous récupérez toutes les infos de votre client qui est automatiquement créé dans votre outil ainsi que l’intégralité de sa commande (références, quantités commandées, etc). Les stocks sont aussi décrémentés du Prestashop.
Dans l’autre sens, dès que vous ajoutez des stocks dans votre logiciel de gestion, ceux-ci sont synchronisés avec votre Prestashop. Pour une gestion plus fine, vous pouvez faire un stock magasin et un stock web et selon vos besoins, vous ferez des mouvements de stocks entre vos deux entrepôts (qui peuvent être à la même adresse physique ou non).
Concernant les factures et bons de livraison, vous pouvez choisir soit de tout gérer dans votre Prestashop, soit de tout gérer dans votre logiciel de gestion, soit d’avoir un fonctionnement hybride dans le cas où vous faites de la vente au comptoir en plus du e-commerce. C’est du paramétrage et de l’organisation mais il faut y penser.
Synchro musclée
La synchronisation du catalogue produits, c’est probablement ce qu’il faut le plus anticiper et où il faut le plus d’expérience. Nom, référence, code EAN13, catégorie(s), descriptions, photos, poids, caractéristiques, attributs, prix, prix promos, prix selon des groupes clients… Autant vous dire que rare sont les logiciels de gestion qui ont tous ces éléments de bien renseignés et de façon homogène. Si vous pensez que c’est bien votre cas, félicitations !
Tous les éléments de produits ci-dessus ne sont pas obligatoires pour une synchronisation, on y va souvent en deux étapes. D’abord, on synchronise autant d’éléments de base que possible (titre, référence, prix, caractéristiques, poids) puis à chaque première création du produit, il faut repasser dessus pour l’associer aux bonnes catégories, retravailler la mise en forme de la description, mettre d’autres photos (et oui souvent dans les logiciels de gestion il n’y en a qu’une). Et oui, c’est du temps ! Mais c’est un travail que vous ferez une fois et qui vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.
Les groupes clients, qui permettent généralement d’avoir des tarifs préférentiels pour des pros, peuvent aussi être synchronisés. Ainsi, quand votre catalogue est envoyé du logiciel de gestion vers Prestashop, vous pouvez synchroniser plusieurs prix par produit. Ces prix sont rattachés à des groupes clients. Une seule boutique pour les faire acheter tous !
Pour terminer la synchro dite « musclée », n’oublions par que le numéro de suivi de commande peut aussi être envoyé dans la commande Prestashop du client si jamais vous le générez ou saisissez directement dans votre logiciel de gestion.
Synchro « couillue »
La synchro que j’appelle couillue n’est pas obligatoire mais ce sont différents éléments qui, selon les projets rencontrés, ont dûs impérativement être synchronisés. Quelques exemples des possibilités :
- Visualisation stock en temps réel magasin : sur une page produit, nous allons grâce à l’API de l’ERP aller chercher une visualisation des stocks dans les magasins grâce à la référence du produit et le code boutique ;
- synchronisation des factures et bon de livraison : besoin de faire remonter les factures et les bons de livraison de l’ERP vers Prestashop (qui du coup ne génère plus ces éléments) ;
- synchronisation du TPE : normalement pour être dans la loi, vous devez débiter la carte de votre client à l’expédition. Dans ce cas, il faut faire une pré-capture du paiement au moment de la commande avec Prestashop et juste avant le moment de l’expédition avec l’ERP, vous débitez la carte bancaire du client.
Vous voyez d’autres besoins ? Libre à votre imagination ! 🙂
Dernières questions à vous poser
Quelle version de Prestashop ? La version de Prestashop importe peu. Que ce soit de 1.5 à 1.7, l’API autorise de faire beaucoup de chose.
Quels modules sont compatibles ? Attention, si vous avez / souhaitez des modules complémentaires dans votre Prestashop. Il faudra bien vérifier la compatibilité de ceux-ci avant une synchro. Je pense par exemple aux modules de packs, de ventes croisées, points fidélité client, cartes cadeaux, etc.
Quel ERP / logiciel de gestion ? Attention de ne pas prendre un module ERP intégré. Cela peut sembler être une bonne idée au départ, moins onéreuse qu’un vrai logiciel de gestion, sauf que si votre entreprise se développe, il sera encore un peu plus difficile de migrer vers une autre solution (car souvent ces modules modifient le fonctionnement natif de Prestashop).
Par où commencer ? Attention à votre organisation d’entreprise et au choix de l’ERP (cf ci-dessus). Prévoyez aussi de la ressource humaine de votre côté car c’est un projet qui ne peut réussir que si toutes les parties du projet sont impliquées, impossible de déléguer 100 % de cette transformation à un prestataire externe.
Quel ERP choisir ?
Ça c’est une excellente question… à laquelle je répondrai dans un autre article 😉 Sinon vous pouvez aussi consulter la page ERP Prestashop / Odoo de mon entreprise digisuite.
PS : ERP c’est « enterprise resource planning » = « progiciel de gestion » en français.
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